Новые правила для официальных электронных сообщений

В номере 

Автор

© Rawpixel - Fotolia.com

Для электронных сообщений (еmails), касающихся налоговой проверки, с начала года действуют более строгие правила хранения: все компании должны хранить такого рода электронные сообщения, как, например, бухгалтерские справки, в архиве в течение десяти лет и в соответствии со строгими требованиями. Сохраняемые документы должны быть доступны для аудиторской проверки, соответственно, они должны храниться в том формате, в котором были получены их оригиналы, и при хранении данные должны быть защищены от внесения изменений. Кроме того, документы в любое время должны быть легкодоступны по индексу и пригодны для проверки налоговыми органами.

«Теперь для всех электронных сообщений действуют такие требования, которые уже были предусмотрены ранее для бухгалтерских документов», – говорит специалист бэк-офиса Ziel. Новый нормативный документ Министерства финансов называется «Принципы, обеспечивающие надлежащее ведение и сохранение книг, записей и документов в электронном виде, а также доступ к данным». На самом деле, GoBD – это аббревиатура вышеуказанного документа, который вошел в силу еще в 2015 году, но срок его действия был ограничен двухлетним переходным периодом, который на данный момент истек.

Поэтому Буркхард Линдов, руководитель специализирующейся на технологических решениях компании Bosys, предвидит для турагентств «острую потребность в действиях». Тема электронного архивирования будет «по-прежнему очень сильно недооцениваться в туристической индустрии», говорит он.

Однако в условиях конкуренции с Midoco нововведения GoBD выглядят менее драматично. Генеральный директор Йорг Хаушильд считает, что в переписке туристических агентств «документы, касающиеся налоговой проверки, такие, как ценовые предложения и счета-фактуры, встречаются скорее редко». А архивированию должно подлежать только то, что может иметь значение для налоговых аудиторов.

Компания Ziel, специализирующаяся на технологических решениях, в целях предосторожности гарантирует пользователям своей системы Synccess надлежащее хранение документов и безупречную с правовой точки зрения защиту данных. Гарантируется также беспрекословная выдача документов или доступ в течение десятилетнего периода хранения.

Компания Bosys с начала 2016 года предлагает электронное архивирование документов на своей платформе, которая используется в ряде крупных туристических агентств. Доступ может управляться агентствами через соответствующий пользовательский интерфейс Bosys. Тем не менее, функция архивирования не входит в стандартный пакет – она заказывается в соответствующем офисе компании за отдельную плату.

Важно, что требование архивирования также относится и к компаниям, которые аннулировали или продали свое турагентство. Таким образом, системы смогут обеспечивать доступ к документам для бывших клиентов, которые перестали активно использовать мидл- и бэк-офис.

Статья подготовлена по материалам немецкой прессы

Архив

Anzeige

Anzeige

Присоединяйся!

Anzeige